De groenste wijk van Leiden

De wijkvereniging Merenwijk verzamelt enkele persoonsgegevens van haar leden. Dit doet zij alleen om contact op te kunnen nemen met haar leden en om als vereniging een ledenadministratie te kunnen voeren zoals verwoord in haar statuten. In dit document leggen we graag uit welke gegevens we verzamelen, wie daar toegang toe heeft en in welke gevallen wij gegevens delen. Elk lid wordt geacht akkoord te zijn gegaan met dit privacy statement. Leden die niet akkoord gaan met onderstaand privacy statement kunnen contact opnemen met het secretariaat met het verzoek om alle of enkele gegevens te verwijderen uit de bestanden van de wijkvereniging Merenwijk.

Welke gegevens verzamelen we?

We verzamelen alleen die contactgegevens die u zelf verstrekt bij het lid worden, of later in correspondentie met de wijkvereniging.

We verzamelen:
• Volledige naam met daarbij eventueel roepnaam
• Aanpreektitel
• Woonadres in de Merenwijk (optioneel)
• Postcode (voor indeling in een van de kwadranten)
• Telefoon nummer (optioneel)
• E-mailadres
Voor het kunnen uitbetalen van declaraties kunnen we verder vragen om:
• Bankrekening nummer (IBAN en BIC)
• BSN nummer
We houden verder geen andere persoonsgegevens bij van personen.

Bewaren van gegevens

Contactgegevens worden bewaard in software die in gebruik is voor het verzenden van e-mails, mailings en voor de boekhouding. Gegevens worden zolang bewaard als een persoon lid is van de wijkvereniging. Na beëindiging van het lidmaatschap worden persoonsgegevens binnen twee jaar verwijderd uit de algemene ledenadministratie. Boekhoudgegevens met daarin mogelijke persoonsgegevens worden volgens wettelijke termijnen bewaard, met een minimum van zeven jaar.

Delen van gegevens

Uw contactgegevens worden alleen binnen de wijkvereniging gedeeld met contactpersonen van werkgroepen of het bestuur als u deelnemer wordt van een werkgroep, bestuur of andere werkvorm. Het delen van uw contactgegevens geschiedt via interne software en/of e-mail. Wij kunnen ook gegevens delen met werkgroepen van de wijkvereniging als u meedoet met activiteiten waarvoor u zich kan of moet opgeven.
Uw contactgegevens worden nooit gedeeld met externen, tenzij u lid bent van een werkgroep of andere werkvorm en het vanuit die functie nodig is om uw contactgegevens te delen. Denk hierbij aan de gemeente Leiden, andere wijkorganisaties of leden van de wijkvereniging. De wijkvereniging zal in eerste instantie alleen uw e-mailadres delen, overige gegevens kunt u zelf doorgeven als dat u dat nuttig lijkt. Functionarissen van de wijkvereniging worden zo mogelijk voorzien van e-mailadressen van de wijkvereniging Merenwijk. In dit geval wordt het e-mailadres van de wijkvereniging gedeeld.
De wijkvereniging deelt nooit haar ledenlijst met externe organisaties of personen, tenzij in geaggregeerde vorm waarin gegevens niet tot individuele personen zijn te herleiden.

Analyse van geanonimiseerde gegevens

De wijkvereniging Merenwijk kan adres- en lidmaatschapsgegevens anonimiseren en daarna geaggregeerd analyseren. Voorbeelden hiervan zijn het aantal leden per buurt in de Merenwijk, aantal jaren lidmaatschap, aantal leden per werkgroep enzovoorts.

Website bezoek

De website(s) van de wijkvereniging maakt gebruik van software om het bezoek aan de website te tellen. Deze software plaatst cookies. Zo houden we per dag bij welke pagina's worden bezocht op de website, hoe lang een bezoeker erop blijft en hoeveel pagina's hij na een interne pagina bekijkt. Er is geen externe toegang tot deze gegevens. Bezoekgegevens zijn niet tot personen te herleiden. We verzamelen deze gegevens alleen om het bezoek aan onze website te volgen en de website te verbeteren. Toegang tot deze gegevens is beperkt tot de 'webmaster', de 'webredacteur' en de secretaris van de wijkverenigng Merenwijk.

Data beveiliging

De wijkvereniging Merenwijk gebruikt alle normale voorzorgsmaatregelen om ongeoorloofd toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Zo hebben alleen geautoriseerde functionarissen toegang tot de ledenlijst, boekhouding en het e-mail systeem. Alle gebruikers van de systemen zijn gehouden aan geheimhouding en dit privacystatement. Gegevens die online worden bewaard, worden alleen binnen de EU bewaard. Software wordt zo goed mogelijk up to date gehouden.

Recht op inzage, bezwaar en verwijdering

Indien u van uw wettelijke rechten gebruik wilt maken om uw gegevens in te zien of te laten verwijderen, kunt u contact opnemen met de wijkvereniging Merenwijk via info@wv-merenwijk.nl. Zo heeft u recht om uw contact gegevens te laten verwijderen, al wordt het contact opnemen met u en bijvoorbeeld het versturen van een nieuwsbrief dan ook niet meer mogelijk.

Privacy Statement Wijkvereniging Merenwijk zoals vastgesteld op 14 mei 2018, naderhand miniem aangepast.